RANGKUMAN MATERI
1. PENGERTIAN PERPUSTAKAAN
DAN DASAR-DASAR MANAJEMEN PERPUSTAKAAN
1.1.DEFINISI, TUGAS, DAN FUNGSI PERPUSTAKAAN
Perpustakaan adalah tempat menyimpan,
mengolah, dan mencari informasi di mana informasi tersebut dapat berbentuk
bahan bacaan tercetak (buku, jurnal, referens, dan bahan pustaka tercetak
lainnya) maupun bahan bacaan dalam bentuk elektronik (electronic book,
elektronik jurnal, dan bahan bacaan bentuk elektronik lainnya). Di dalam
perpustakaan tersebut ada organisasi dan sistem yang mengatur perjalanan bahan
pustaka / informasi mulai dari pengadaan, peminjaman hingga pelayanan dan
penyajian kepada pengguna perpustakaan.
Tugas perpustakaan adalah mengumpulkan,
mengolah, memelihara, merawat, melestarikan, mengemas, menyimpan, memberdayakan,
dan menyajikan koleksi bahan pustaka kepada pemakai. Jadi, pada prinsipnya
tugas perpustakaan adalah menyediakan layanan informasi untuk kepentingan
masyarakat, baik masyarakat ilmiah (pelajar, mahasiswa, guru, dosen, dan
peneliti) maupun masyarakat luas di sekitarnya.
1.2.FUNGSI DAN JENIS PERPUSTAKAAN
Fungsi perpustakaan sangatlah banyak dan
beragam, namun secara garis besarnya perpustakaan mempunyai fungsi : fungsi
edukatif, fungsi informative, fungsi penelitian, fungsi kultural dan fungsi rekreasi.
Semua tugas dan fungsi perpustakaan dapat berjalan dengan baik, selaras dan
harmonis jika ada dukungan penuh dari semua pihak terkait, seperti pemerintah,
pengelola perpustakaan, serta masyarakatnya.
Setiap perpustakaan yang didirikan mempunyai
tujuan, organisasi, jenis pemakai dan kegiatan yang berbeda-beda. Oleh karena
perbedaan-perbedaan ini maka perpustakaan menjadi berbeda-beda jenisnya.
Beberapa pakar mengelompokkan jenis perpustakaan sebagai berikut :
1. Perpustakaan
Nasional.
2. Perpustakaan
Umum
3. Perpustakaan
Khusus.
4. Perpustakaan
Sekolah.
5. Perpustakaan
Perguruan Tinggi.
1.3.KONSEP DASAR DAN PENGERTIAN MANAJEMEN
Secara umum, manajemen diartikan sebagai
pengendalian dan pemanfaatan semua faktor dan sumber daya yang menurut suatu
perencanaan diperlukan untuk mencapai atau menyelesaikan suatu tujuan tertentu.
Manajemen adalah fungsi manajer untuk menetapkan politik kebijaksanaan mengenai
apa macam produk yang akan dibuat, bagaimana membiayainya, menyalurkannya, memberikan
pelayanan, memilih serta melatih pegawai faktor yang mempengaruhi kegiatan
suatu usaha. Manajemen dibutuhkan oleh semua organisasi baik besar maupun
kecil, khususnya oleh organisasi modern karena sifat, pekerjaan dalam
organisasi sangat berbeda dengan pekerjaan / usaha pribadi. Manajemen dan
manajer adalah kebutuhan pokok bagi setiap organisasi modern dari organisasi
besar sampai organisasi sederhana sekalipun.
Manajemen telah mengalami 5 tahap
perkembangan, yaitu
(1) manajemen autoriter,
(2) manajemen ilmiah
(scientific);
(3) manajemen hubungan
manusia;
(4) manajemen berorientasikan
hasil, dan
(5) manajemen tanggung jawab
sosial.
1.4.FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN
Koontz dan O’Donnell dalam bukunya The
Principle of Management : an Analysis of Managerial Function menyebutkan fungsi
manajemen ada lima. Fungsi-fungsi manajemen tersebut adalah sebagai berikut :
1. Planning,
yaitu menentukan sasaran yang ingin dicapai, tindakan yang harus dilakukan,
bentuk organisasi dan personal. Perencanaan tersebut menyangkut keputusan
tentang apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukan, kapan melakukan, dan
siapa yang akan melakukannya.
2. Organizing,
yaitu penetapan struktur peran melalui penentuan aktivitas yang dibutuhkan
untuk mencapai tujuan, pengelompokan aktivitas, penugasan pada kelompok,
pendelegasian wewenang, koordinasi dan informasi dalam organisasi.
3. Staffing,
adalah pengisian jabatan dalam organisasi dengan cara mengidentifikasikan
kebutuhan tenaga, merekrut, memilih, menempatkan, promosi, menilai, memberi
imbalan, dan melatih karyawan.
4. Directing,
memimpin dan mengawasi orang-orang bawahan atau sub ordinat.
5. Controlling,
yaitu upaya sistematis untuk menetapkan standar prestasi pada sasaran
perencanaan, merancang sistem umpan balik informasi, membandingkan prestasi
sesungguhnya dengan prestasi standar, menentukan dan mengukur penyimpangan dan
memperbaikinya.
2. PERENCANAAN PERPUSTAKAAN
2.1.PERENCANAAN PERPUSTAKAAN
Perencanaan merupakan fungsi manajemen yang
paling dasar dari semua fungsi-fungsi manajemen yang lain. Semua fungsi
manajemen harus berdasarkan kepada rencana yang sudah dibuat sebelumnya.
Perencanaan dibuat untuk menentukan apa yang akan dilakukan, mengapa melakukan
sesuatu, bagaimana melakukannya, kapan harus dilakukan, di mana akan dilakukan
(dilaksanakan), dan siapa yang akan melakukan. Perencanaan ini mengikuti siklus
perencanaan yang dimulai dengan menentukan kebutuhan, diikuti dengan menentukan
tujuan, menentukan sasaran, menentukan metode, melakukan pengujian, simulasi,
pilih cara, implementasi, dan berakhir dengan kontrol dan monitoring.
Alasan penting di dalam pembuatan perencanaan
adalah untuk menghindari ketidakpastian langkah serta perubahan-perubahan
sehingga kita dapat memfokuskan langkah-langkah kita kea rah sasaran dan target
yang sudah ditetapkan sebelumnya. Selain itu, untuk memilih alternatif operasi
yang ekonomis, serta untuk kepentingan pengawasan. Proses perencanaan harus
memperhatikan empat faktor penting, yaitu :
1. waktu.
2. pengumpulan
dan analisis data.
3. level
atau tingkatan perencanaan.
4. kelenturan
atau flesibilitas.
Di dalam perencanaan sering disebutkan tujuan,
sasaran dan target. Tujuan digunakan untuk menunjukkan alasan-alasan mengapa
sebuah organisasi dibentuk atau mengapa sebuah kegiatan dilaksanakan. Sasaran
dipakai untuk menunjukkan titik akhir dari suatu program, sedangkan target
adalah suatu nilai kualitatif yang menjadi tujuan suatu program kerja.
2.2.PERENCANAAN DI PERPUSTAKAAN
Perencanaan merupakan fungsi manajemen yang
paling dasar dari semua fungsi-fungsi manajemen yang lain. Perencanaan di
perpustakaan memang tidak semudah yang dibayangkan, sebab sebagian besar
perpustakaan memang dijalankan dengan alokasi SDM maupun sarana dan prasarana
yang sudah “given” atau dijatah. Walaupun demikian perpustakaan tetap harus
membuat perencanaan terhadap sumber daya yang dimilikinya. Rencana kebutuhan
SDM dapat dibuat berdasarkan besar kecilnya aktivitas perpustakaan, sedangkan
di perpustakaan perguruan tinggi dan sekolah perencanaan kebutuhan SDM ini
dapat dibuat berdasarkan jumlah mahasiswa atau siswa.
Manfaat rencana ketenagaan adalah
(1) memperbaiki penggunaan
sumber daya manusia;
(2) memadukan
kegiatan-kegiatan personalia dan tujuan-tujuan organisasi di waktu yang akan
datang secara efisien;
(3) melakukan pengadaan
karyawan baru secara ekonomis;
(4) mengembangkan informasi
dasar manajemen personalia untuk membantu kegiatan-kegiatan personalia dan
unit-unit organisasi lainnya;
(5) membantu program-program
manajemen personalia yang berbeda-beda seperti rencana penarikan dan seleksi.
2.3.PERENCANAAN GEDUNG DAN TATA RUANG PERPUSTAKAAN
Gedung perpustakaan adalah suatu bangunan yang
dirancang sebagai tempat untuk menampung kegiatan perpustakaan bersama petugas,
peralatan, dan perabot yang diperlukan untuk menunjang perpustakaan. Kebutuhan
ruangan perpustakaan dapat diperhitungkan berdasarkan jumlah kegiatan
perpustakaan, bahkan untuk kasus perguruan tinggi dihitung berdasarkan jumlah
mahasiswa perguruan tinggi yang bersangkutan. Secara umum, penggunaan gedung
tersebut dialokasikan untuk tiga keperluan pokok, yaitu
(1) untuk keperluan
penggunaan perpustakaan;
(2) untuk keperluan koleksi
perpustakaan; dan
(3) untuk keperluan ruang
kerja petugas.
Belum semua jenis perpustakaan memiliki
standar untuk kebutuhan gedung dan /atau ruang perpustakaan. Untuk perpustakaan
perguruan tinggi dan sekolah sudah punya standar kebutuhan ruangan
perpustakaan. Untuk perguruan tinggi adalah 1 m2per mahasiswa
dikalikan dengan 25 % dari total mahasiswa, sedangkan di sekolah Depdikbud
(sekarang Depdiknas mengeluarkan tabel kebutuhan ruang perpustakaan yang
didasarkan jumlah siswa di sekolah yang bersangkutan.
Ruang perpustakaan perlu ditata dengan baik
agar pemakai perpustakaan merasa betah menggunakan perpustakaan tersebut. Ada
tiga cara dalam menata ruangan perpustakaan, yaitu
(1) tata sekat;
(2) tata parak dan
(3) tata baur.
Untuk perpustakaan besar penataannya dapat
menggunakan penataan ini, tentunya dengan mempertimbangkan beberapa hal seperti
pencahayaan, kemudahan pengawasan, tata lampu, sirkulasi udara (bila tidak
menggunakan pengatur suhu).
2.4.PERABOT DAN PERALATAN PERPUSTAKAAN
Perabot perpustakaan didefinisikan sebagai
semua kelengkapan fisik berupa mebeler yang digunakan di perpustakaan dalam
rangka menunjang kelancaran tugas-tugas perpustakaan, sedangkan peralatan
perpustakaan didefinisikan sebagai semua perangkat peralatan yang ada di
perpustakaan untuk menunjang kelancaran tugas-tugas perpustakaan seperti
alat-alat tulis, mesin tik, computer, printer, alat baca mikro, proyektor
slide, proyektor film, alat pemutar VCD dan DVD.
Ada beberapa aspek, yang perlu diperhatikan
dalam menentukan perabot dan perlengkapan di perpustakaan, seperti
(1) jumlah dan jenis
koleksi yang akan dimiliki oleh perpustakaan dalam lima atau sepuluh tahun
mendatang;
(2) jangkauan layanan
yang akan diselenggarakan, termasuk jumlah tenaga yang akan menempati tiap
ruangan dan pengembangannya lima atau sepuluh tahun mendatang; dan
(3) pada keadaan
tertentu ruangan pasti dipakai untuk perkantoran / kegiatan administrasi
lainnya serta pengembangannya.
Beberapa jenis perabot perpustakaan, antara
lain almari penitipan tas dan rak pemeran, pintu kontrol, tempat peminjaman
atau meja sirkulasi, meja layanan referensi, rak buku, rak koleksi majalah dan
surat kabar, meja dan kursi baca, meja kerja, meja mesin tik, meja computer,
filling cabinet, lemari. Peralatan perpustakaan antara lain computer, printer,
mesin tik, alat baca mikro, proyektor film/slide, alat pemutar kaset/CD/DVD,
mesin potong, mesin jahit, alat pres, alat perekat, pisau pemotong, penggaris
logam, mesin pencetak.
3. PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN
KOLEKSI DI PERPUSTAKAAN
3.1.PENGEMBANGAN KOLEKSI DAN KAJIAN PEMAKAI
Untuk melakukan pengembangan koleksi
perpustakaan yang terencana dengan baik maka diperlukan arahan tertulis bagi
pustakawan. Arahan tertulis tersebut dikenal dengan nama Kebijakan Pengembangan
Koleksi. Fungsi dari kebijakan pengembangan koleksi ini adalah
(1) sebagai pedoman bagi
petugas seleksi,
(2) sebagai sarana
komunikasi, dan
(3) sebagai sarana
perencanaan.
Kajian pemakai adalah penelitian dengan tujuan
untuk mengetahui bagaimana, mengapa, kapan, dan di mana orang mencari informasi
dan menggunakan sumber-sumber informasi. Kajian formal diperlukan karena
(1) cara informal sering
menghasilkan gambaran yang subjektif,
(2) penelitian formal lebih
sistematis dan dapat menghasilkan gambaran yang lebih menyeluruh dari
masyarakat, dan
(3) untuk mempertanggungjawabkan
layanan dan koleksi yang akan dikembangkan dan alokasi dana perpustakaan,
diperlukan data yang objektif dan akurat.
Pengadaan bahan pustaka (prakatalogan,meliputi
kegiatan
(1) pemesanan bahan pustaka,
dan
(2) penerimaan bahan pustaka
baik bahan pustaka yang dipesan maupun bahan pustaka yang tidak dipesan.
Pengadaan dimulai dengan kegiatan seleksi yang merupakan proses
pengidentifikasian bahan pustaka yang akan ditambahkan pada koleksi yang telah
ada di perpustakaan sebelumnya. Kemudian diikuti dengan kegiatan pengadaan baik
dengan pembelian, tukar-menukar maupun hadiah. Kemudian aktivitas terakhir
adalah kegiatan penerimaan bahan pustaka.
3.2.PERAWATAN, PELESTARIAN, DAN PENYIANGAN BAHAN PUSTAKA
Perawatan (dan pelestarian) bahan pustaka perlu
dilakukan oleh perpustakaan dengan tujuan untuk melestarikan kandungan
informasi yang ada pada bahan pustaka tersebut. Perawatan ini, meliputi
mempertahankan bentuk asli dari bahan pustaka tersebut dengan cara pencegahan
terhadap faktor-faktor perusak koleksi, perawatan fisik seperti dengan menjilid
ulang, melaminasi bahan pustaka atau memproduksi bahan pustaka tersebut seperti
fotokopi, alih bentuk (misalnya dari kertas ke microfilm, mikrofis atau
digital).
3.3.PENGATALOGAN DESKRIPTIF DAN SUBJEK
Tata kerja rutin perpustakaan secara umum
dapat dikelompokkan menjadi dua macam kegiatan pokok, yaitu kegiatan pengolahan
dan kegiatan pelayanan. Kegiatan pengolahan terdiri dari kegiatan prakatalogan
(pengadaan bahan pustaka), pengatalogan, dan pascakatalogan.
Kegiatan pengadaan bahan pustaka dapat
dilakukan dengan beberapa cara, yaitu pembelian, penukaran dan hadiah. Sarana
yang diperlukan di dalam kegiatan pengadaan bahan pustaka adalah :
1. Daftar
permintaan
2. Daftar
pesanan
3. Daftar
buku dalam proses
4. Daftar
majalah buku induk.
Pengatalogan terdiri dari dua kegiatan pokok
yaitu pengatalogan deskriptif dan pengatalogan subjek. Pengatalogan deskriptif,
meliputi penentuan tajuk entri utama pembuatan bibliografi.
4. PERENCANAAN LAYANAN DAN
JENIS-JENIS LAYANAN DI PERPUSTAKAAN
4.1.PERENCANAAN LAYANAN DI PERPUSTAKAAN
Dalam merencanakan layanan perpustakaan kita
harus mempertimbangkan kondisi yang ada di perpustakaan. Ada dua macam sistem
pelayanan yang biasa dilakukan oleh perpustakaan, yaitu sistem pelayanan
terbuka dan sistem pelayanan tertutup. Masing-masing sistem pelayanan tersebut
memiliki kelebihan dan kekurangan.
Dalam sistem pelayanan terbuka perpustakaan
memberi kebebasan kepada pengunjungnya untuk dapat masuk dan memilih sendiri
koleksi yang diinginkannya dari rak. Petugas hanya mencatat apabila koleksi
tersebut akan dipinjam serta dikembalikan. Sistem pelayanan terbuka ini
mempunyai beberapa kelebihan dan kelemahan.
Kelebihannya adalah sebagai berikut :
1. Pengguna
bebas memilih buku sendiri di rak
2. Kebebasan
memilih ini menimbulkan rangsangan untuk membaca.
3. Kalau
buku yang dikehendaki tidak ada, dapat memilih buku yang lain.
Kekurangannya adalah sebagai berikut :
1. Susunan
buku dalam rak menjadi sulit teratur.
2. Kemungkinan
banyak buku yang hilang.
Kebalikan dari sistem pelayanan terbuka adalah
sistem pelayanan tertutup di mana pengunjung tidak boleh masuk ke ruangan
koleksi, tetapi koleksi yang dibutuhkannya harus diambilkan oleh petugas.
Penelusuran / pencarian koleksi harus melalui catalog.
Sistem pelayanan tertutup ini memiliki
kelebihan dan kelemahan antara lain berikut ini.
Kelebihannya adalah sebagai berikut :
1. Susunan
dan letak buku terpelihara.
2. Tidak
perlu ada petugas khusus untuk mengawasi pengguna.
Kekurangannya adalah sebagai berikut :
1. Kebebasan
melihat buku tidak ada, harus dicari melalui catalog
2. Melihat
dari catalog kadang-kadang mengesalkan karena dalam catalog ada, tetapi bukunya
sering tidak ada, dan harus memilih lagi sampai berulang-ulang.
3. Petugas
harus mengambilkan dan mengembalikan buku.
4. Katalog
harus lengkap.
5. LAYANAN SIRKULASI DI
PERPUSTAKAAN
5.1.LAYANAN SIRKULASI
Di perpustakaan dikenal ada dua macam layanan,
yaitu layanan teknis dan layanan pengguna, sedangkan untuk layanan pengguna
dikenal dengan dua macam layanan yaitu layanan sirkulasi dan layanan referensi.
Layanan sirkulasi adalah pelayanan yang
menyangkut peredaran bahan-bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan. Pada
pelayanan sirkulasi ini dilakukan proses peminjaman bahan pustaka yang boleh
dipinjam, penentuan jangka waktu peminjaman, pengembalian bahan pustaka yang
dipinjam dan pembuatan statistic peminjaman untuk laporan perpustakaan.
Di dalam perpustakaan dikenal beberapa sistem
pemantau sirkulasi, yaitu sebagai berikut.
1. Sistem
buku besar.
2. Sistem
sulih (dummy).
3. Sistem
NCR (No Carbon Required).
4. Sistem
Book Issue Card (BIC).
5. Sistem
Browne.
6. Sistem
Islington (variasi Brown).
7. Sistem
Newark.
8. Sistem
Token Charging.
9. Sistem
Kartu Tebuk (punched card).
10. Sistem Photocharging atau
peminjaman berbasis sistem foto.
11. Sistem berbantuan Komputer.
Untuk mengetahui aktivitas layanan sirkulasi
maka perlu dibuat suatu statistic layanan sirkulasi. Beberapa jenis data perlu
dikumpulkan untuk statistic sirkulasi. Sesudah data terkumpul maka data diolah
dan disajikan dalam bentuk tabel grafik maupun teks lengkap atau kombinasi
ketiga-tiganya.
5.2.OTOMASI PERPUSTAKAAN DAN SIRKULASI PUSTAKA BERBANTUAN
KOMPUTER
Kehadiran teknologi Informasi dan Komunikasi
tidak bisa lagi ditawar-tawar. Siap atau tidak siap kita harus menerima
kehadirannya. Ada beberapa hal yang menjadi sebab kita melakukan otomasi di
perpustakaan, yaitu sebagai berikut :
1. Tuntutan
terhadap jumlah dan mutu layanan perpustakaan.
2. Tuntutan
terhadap penggunaan koleksi secara bersama (resourse sharing).
3. Kebutuhan
untuk mengefektifkan sumber daya manusia.
4. Tuntutan
terhadap efisiensi waktu.
5. Kebutuhan
akan ketepatan, layanan informasi.
6. Keragaman
informasi yang dikelola.
6. LAYANAN REFERENS,
BIMBINGAN PEMAKAI DAN PROMOSI KOLEKSI REFERENS
6.1.LAYANAN REFERENS
Layanan referens adalah layanan yang bersifat
pribadi dan langsung bagi mereka yang mencari informasi di perpustakaan untuk
berbagai tujuan. Fungsi layanan referens adalah
(1) Informasi,
(2) Bimbingan,
(3) Pengarahan atau
instruksi,
(4) Supervisi, dan
(5) Bibliografi.
Layanan referens pokok, antara lain
(1) pemberian informasi yang
bersifat umum,
(2) pemberian informasi yang
bersifat spesifik,
(3) pemberian bantuan untuk
menelusur literature,
(4) pemberian bimbingan untuk
menggunakan koleksi referens, dan
(5) pemberian bantuan pengarahan
untuk menemukan pokok-pokok bahasan dalam buku yang sesuai dengan minat
pemakai.
Pelayanan referens penunjang adalah
(1) mengadakan hubungan dan
kerja sama dengan perpustakaan lain,
(2) menyelenggarakan
pendidikan mengenai penggunaan alat-alat penelusuran,
(3) menyelenggarakan pameran
koleksi referens,
(4) mengorganisasi koleksi
referens, dan
(5) mencatat dan mengumpulkan
data (statistic) kegiatan pelayanan referens.
Secara umum pertanyaan referens dibedakan ke
dalam dua macam, yaitu
(1) Pertanyaan dengan
spesifikasi yang jelas, dan
(2) Pertanyaan yang tidak
memiliki spesifikasi yang jelas. Pertanyaan dapat disampaikan secara langsung
maupun tidak langsung baik secara tertulis maupun lisan.
Penelusuran literature merupakan salah satu
bagian penting dari tugas pelayanan referens. Penelusuran literature adalah
proses penemuan kembali literature baik yang berbentuk artikel jurnal, laporan
maupun buku-buku referens lainnya.
6.2.BIMBINGAN PEMAKAI
Bimbingan penggunaan bahan referens umum diartikan
sebagai bimbingan yang diberikan oleh petugas pelayanan referens kepada pemakai
perpustakaan agar mampu menggunakan koleksi dan sumber-sumber referens dengan
cepat dan tepat. Bimbingan dapat diberikan secara langsung baik secara formal
maupun informal. Akan tetapi, bimbingan juga dapat diberikan secara tidak
langsung yaitu menggunakan media tertentu, seperti leaflet, booklet. Bimbingan
kepada pemakai perpustakaan ini dapat diberikan secara incidental dan juga
dapat secara terencana.
Tujuan diberikannya bimbingan ini adalah agar
pemakai mengenali dan mampu menggunakan koleksi referens umum sebagai sumber
informasi dengan cepat dan tepat, sedangkan isi bimbingan tersebut, antara lain
(1) informasi, yang
memberikan pengertian mengenai hubungan antara belajar mengajar dengan koleksi
referens,
(2) uraian mengenai
jenis-jenis bahan referens,
(3) contoh-contoh
koleksi referens,
(4) cara menggunakan
masing-masing koleksi referens, dan
(5) latihan mencari dan
menggunakan koleksi referens.
Cara menyampaikan bimbingan tersebut, antara lain dengan cara
(1) ceramah atau kuliah,
(2) tanya jawab,
(3) latihan, dan
(4) penugasan.
6.3.PROMOSI KOLEKSI REFERENS
Maksud dari promosi koleksi referens adalah
usaha memperkenalkan koleksi bahan referens umum agar koleksi tersebut
diketahui dan dikenal oleh para pengguna perpustakaan. Dengan demikian, daya
guna dan keterpakaian koleksi tersebut akan menjadi semakin tinggi. Beberapa
cara dikenal dalam mempromosikan koleksi referens umum. Cara-cara tersebut antara
lain
(1) display,
(2) ceramah,
(3) lomba,
(4) daftar koleksi referens,
(5) pameran.
Berhasil tidaknya pelayanan referens selain
ditentukan oleh keterampilan pustakawannya, juga ditentukan oleh kondisi
koleksi referens itu sendiri. Untuk menjaga agar koleksi referens tetap dapat
diandalkan maka perlu diadakan evaluasi secara berkala setiap periode tertentu
karena kebutuhan pengguna bisa berubah setiap periode waktu tertentu. Dengan
kata lain, koleksi yang hari ini bagus dan banyak dibutuhkan, mungkin tahun
depan sudah tidak lagi demikian. Beberapa pertanyaan pokok yang mesti dijawab
oleh pustakawan referens, antara lain
(1) Berapa ukuran optimum
koleksi referens untuk suatu perpustakaan,
(2) Apakah isi koleksi
referens tersebut sesuai dengan kebutuhan pemakai,
(3) Bagaimana kondisi dana
untuk membina koleksi referens tersebut.
7. ORGANISASI DAN PENGISIAN
JABATAN DI PERPUSTAKAAN
7.1.PENGORGANISASIAN PERPUSTAKAAN
Pengorganisasian di perpustakaan merupakan
salah satu fungsi manajemen yang pada prinsipnya mengatur orang / personalia
untuk pencapaian tujuan perpustakaan. Kegiatan, meliputi pengelompokan
aktivitas yang diperlukan guna, pencapaian tujuan dan pembagian aktivitas yang
diperlukan guna pencapaian tujuan, serta pembagian aktivitas kepada setiap
personalia dalam perpustakaan. Pembentukan bagian-bagian di perpustakaan pada
beberapa hal tergantung tujuannya. Hal-hal tersebut adalah jumlah personal
fungsi, batas territorial, produk/servis, pengguna, pelanggan,
proses/peralatan, subjek, dan bentuk dokumen. Pembentukan bagian ini kemudian
dijabarkan dalam struktur organisasi untuk memperjelas wewenang dan tanggung
jawab bagian-bagian yang dibentuk, kemudian digambarkan dengan bagan
organisasi.
7.2.PENGISIAN JABATAN (STAFFING)
Staffing adalah pengisian jabatan dalam
struktur organisasi dengan cara mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja,
mendaftar tenaga yang ada, merekrut, memilih, menempatkan, promosi, minati,
memberi imbalan dan melatih orang yang diperlukan dalam organisasi. Beberapa langkah
yang harus dilakukan dalam pengisian jabatan di perpustakaan adalah
(1) penyusunan rencana
ketenagaan,
(2) rekruitmen,
(3) seleksi dan penempatan,
(4) induksi dan orientasi,
(5) pemindahan staf,
(6) pengembangan staf, dan
(7) penilaian staf.
Dalam proses perekrutan tenaga di perpustakaan
ada bagian penting yang tidak boleh dilupakan, yaitu analisis jabatan. Analisis
jabatan adalah pengembangan / penyusunan suatu pernyataan tertulis mengenai isi
dan kedudukan bagi setiap pekerjaan. Analisis jabatan dapat dianggap sebagai
alat bagi pimpinan, dalam memecahkan masalah kemanusiaan. Pada tingkat
operasional, analisis jabatan ini disebut dengan deskripsi kerja (job
description), sedangkan pada tingkat manajerial disebut dengan uraian jabatan (positions
description).
Seleksi pegawai pada umumnya dilakukan
menggunakan
(1) pengisian formulir,
(2) tes tertulis,
(3) wawancara, dan
(4) melihat referensi.
Pemindahan staf dapat dilakukan dengan
beberapa macam, seperti
(1) mutasi atau rotasi kerja,
(2) promosi dan
(3) demosi.
Pengembangan staf dapat dilakukan dengan cara
pelatihan baik on the job training maupun dengan off the job training.
Terakhir, penilaian terhadap staf harus dilakukan secara rutin. Pegawai negeri
melakukan penilaian satu kali dalam setahun, yang disebut dengan DP3 Daftar
Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan.
8. FUNGSI MEMIMPIN
(DIRECTING)
8.1.FUNGSI MEMIMPIN (DIRECTING)
Directing atau memimpin atau mengarahkan
merupakan salah satu fungsi manajemen, fungsi memimpin adalah mengarahkan
karyawan agar melaksanakan tugas-tugas yang telah diberikan kepadanya dengan
cara yang efisien dan efektif sehingga tujuan organisasi atau lembaga atau
institusi dapat dicapai. Dalam mengarahkan karyawan bawahannya seorang pemimpin
harus mengetahui karakter dan perilaku bawahannya agar ia dengan mudah dapat
mengarahkan bawahannya tersebut.
Motivasi mempunyai pengertian suatu keadaan
atau suatu dorongan psikologis yang tumbuh dari dalam diri seseorang yang
menyebabkan ia berperilaku secara tertentu terutama di dalam lingkungan
pekerjaan. Motivasi berkaitan dengan cara mengarahkan daya dan potensi bawahan
agar mau bekerja sama secara produktif untuk pencapaian tujuan yang telah
ditentukan. Dalam teori manajemen kita mengenal tiga model motivasi, yaitu :
1. Model
tradisional
2. Model
hubungan manusia, dan
3. Model
sumber daya manusia
8.2.PEMIMPIN DAN KEPEMIMPINAN
Pemimpin merupakan salah satu faktor yang
menentukan maju mundurnya suatu organisasi/institusi termasuk perpustakaan. Bagus
pemimpinnya maka bagus pula organisasi/institusi organisasi tersebut.
Pemimpin adalah seorang yang mempergunakan
wewenang dan kepemimpinannya, mengarahkan bawahan untuk mengerjakan sebagian
pekerjaannya dalam mencapai tujuan organisasi/lembaga/institusinya, sedangkan
kepemimpinan diartikan sebagai cara seorang pemimpin mempengaruhi perilaku
bawahannya agar mau bekerja sama secara produktif, untuk mencapai tujuan
organisasi/institusi/lembaganya. Tipe kepemimpinan ada lima macam, yaitu :
1. Tipe
pemimpin otokratis
2. Tipe
pemimpin paternalistic
3. Tipe
pemimpin kharismatik
4. Tipe
pemimpin laissez faire
5. Tipe
pemimpin demokratik
Komunikasi adalah suatu proses penyampaian
pesan atau informasi dari satu pihak ke pihak lain, sedangkan informasi atau
pesan di sini dapat berbentuk, rencana, instruksi, petunjuk, saran. Arah
komunikasi yang biasa terjadi di suatu organisasi/institusi adalah :
1. Komunikasi
dari atas ke bawah (top down)
2. Komunikasi
dari bawah ke atas (bottom up)
3. Komunikasi
dari samping
Komunikasi dalam suatu organisasi dapat
dilakukan secara :
1. Tertulis
2. Lisan
3. gambar
9. PENGAWASAN DAN PELAPORAN
9.1.FUNGSI PENGAWASAN
Pengawasan atau controlling merupakan suatu
usaha yang sistematis untuk menetapkan standar prestasi pada sasaran
perencanaan, merancang sistem umpan balik informasi membandingkan prestasi
actual dengan standar, menentukan apakah ada penyimpangan serta menetapkan
bagaimana cara memperbaiki penyimpangan tersebut. Fungsi pengawasan ini
dilaksanakan oleh setiap pimpinan di semua lini, mulai dari kepala perpustakaan
sampai kepada kepala unit terkecil dari organisasi perpustakaan. Tujuan
pengawasan adalah untuk menemukan kelemahan dan kesalahan untuk diluruskan
kembali serta menjamin bahwa kelemahan dan kesalahan tersebut tidak terulang.
Dalam proses pengawasan ada tiga langkah yang
harus ditempuh, yaitu sebagai berikut :
1. Menentukan
atau membuat standar.
2. Mengukur
hasil yang dicapai dan membandingkannya dengan standar.
Memperbaiki penyimpangan apabila ada atau
ditemui penyimpangan-penyimpangan
9.2.PENGAWASAN MELEKAT DAN PELAPORAN
Pengawasan melekat adalah serangkaian kegiatan
yang bersifat sebagai pengendalian yang terus-menerus dilakukan oleh atasan
langsung terhadap bawahannya agar pelaksanaan tugas bawahan tersebut dapat
berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan rencana dan
perundang-undangan yang berlaku, sedangkan atasan langsung adalah pejabat
atasan baik karena struktur organisasi atau karena kewenangan khusus, membawahi
dan wajib mengawasi bawahannya, dan bawahan adalah mereka yang bertanggung
jawab serta wajib melapor kepada atasan tentang pelaksanaan tugasnya.
Prinsip pengawasan melekat adalah :
1. Dilakukan
secara berjenjang
2. Dilakukan
oleh setiap pimpinan
3. Diarahkan
pada pencegahan terhadap penyelewengan
4. Bersifat
membina
5. Dilakukan
secara terus-menerus
6. Menggunakan
sistem tertentu
7. Pengawasan
melekat merupakan pengawasan pokok
Pelaporan merupakan penyampaian informasi
kepada pimpinan sehingga pimpinan mengetahui apa yang sedang terjadi dan dengan
demikian pimpinan tersebut dapat mengambil keputusan serta tindakan secara
tepat. Fungsi pelaporan antara lain untuk pertanggungjawaban dan pengawasan,
penyampaian informasi, bahan pengambilan keputusan, alat untuk membina kerja
sama, dan alat untuk tukar menukar pengalaman. Laporan harus objektif, jelas,
langsung pada sasaran, lengkap, tegas, dan konsisten, tepat pada waktunya serta
tepat kepada yang dituju.
9.3.PENGUKURAN KINERJA PERPUSTAKAAN
Untuk melakukan evaluasi diri perpustakaan
sebaiknya perpustakaan berpedoman kepada pengukuran kinerja yang standar.
Kinerja yang diukur dalam model ini dipilih berdasarkan
pertimbangan-pertimbangan sebagai berikut :
1. Dapat
dipakai semua perpustakaan (universal)
2. Pengambilan
data serta sampel data dapat dilakukan dengan mudah
3. Dapat
dipakai untuk membandingkan kinerja antarperpustakaan
4. Ukuran
yang diambil bersifat empiris.
5. Dapat
dipakai untuk mengukur tingkat keberhasilan perpustakaan dalam pencapaian
tujuan
6. Dapat
dipakai untuk bahan monitoring dan evaluasi guna pengembangan perpustakaan
Beberapa kinerja yang dihitung adalah :
(1) Sirkulasi per kapita
(2) Koleksi yang dipakai di
ruang per kapita
(3) Kunjungan ke perpustakaan
per kapita
(4) Kunjungan ke program
perpustakaan per kapita
(5) Transaksi referens per
kapita
(6) Referens fill rate
(7) Title fill rate
(8) Subject and author fill
rate
(9) Registration as a
percentage of population
(10) Turnover
rate
Komentar
Posting Komentar